Datenschutzerklärung

1. Verantwortlichkeit für den Datenschutz

Die Volkshochschule der Stadt Pinneberg e.V., Am Rathaus 3, 25421 Pinneberg (nachfolgend „VHS“ oder „wir“ genannt) ist Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts.

2. Kursanmeldung

Die bei Anmeldung für einen Kurs abgefragten Daten werden zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung verwendet. Hierbei wird zwischen zwingend anzugebenden Daten (durch Sternchenhinweis gekennzeichnet) und freiwillig anzugebenden Daten unterschieden. Ohne die zwingend anzugebenden Daten (Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, E-Mail) kann kein Vertrag geschlossen werden. Ihr Geburtsjahr erheben wir, um sicherzustellen, dass Sie volljährig sind, bzw. bei Minderjährigkeit etwaige Vorkehrungen zu treffen. Für besondere Kurse, z.B. Kinderkurse, kann die Angabe des Geburtsdatums zwingend erforderlich sein. Die Angabe des Geschlechts ist freiwillig. Sie wird ausschließlich in aggregierter Form für statistische Zwecke im Rahmen der bundesweiten Statistik des Deutschen Volkshochschulverbandes übermittelt.

Die Abfrage Ihrer Festnetz- bzw. Mobilfunknummer erfolgt in unserem berechtigten Interesse, um Sie bei Kursänderungen unmittelbar kontaktieren zu können. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Sie ggf. nicht rechtzeitig erreichen. Auch die weiteren freiwilligen Angaben werden zur Vertragsdurchführung verwendet.

Durch Angabe von IBAN, Name und Vorname des Kontoinhabers können Sie uns ein Lastschriftmandat erteilen. Die freiwilligen Zusatzangaben dienen ebenfalls der Durchführung des Lastschriftmandats. Wenn Sie uns die zwingend erforderlichen Bankdaten nicht bereitstellen, erfolgt keine Lastschrift und Sie müssen die Zahlung des Kursbeitrags anderweitig veranlassen.

Sämtliche von Ihnen bereitgestellten Daten werden elektronisch gespeichert. Die hierdurch entstehenden Datenbanken und Anwendungen können durch von uns beauftragte IT-Dienstleister betreut werden. Die Nichtangabe von freiwilligen Daten hat keine Auswirkungen.

3. Weitergabe Ihrer Daten

Wir geben Ihren Namen, E-Mailadresse und – soweit angegeben – Telefonnummer, an den jeweiligen Kursleitenden zur Vorbereitung und Durchführung des Kurses weiter. Dies umfasst auch die Kontaktaufnahme bei Änderungen. Für die Teilnahme an zertifizierten Prüfungen und Abschlüssen (z.B. Telc-Sprachprüfungen, Prüfungen im Rahmen von Xpert Business oder Schulabschlüssen) leiten wir die hierzu erforderlichen Daten an die Prüfungsinstitute weiter. Diese Übermittlungen dienen der Vertragserfüllung. Für die Teilnahme an Integrationskursen, Orientierungskursen und Berufssprachkursen müssen wir Ihren Namen und erforderliche Kontaktdaten an das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (kurz „BAMF“) weitergeben. Ferner kann bei Landesmittelkursen und solchen, welche durch die Agentur für Arbeit gefördert werden, eine Übermittlung an Behörden erforderlich sein. Diese Übermittlungen beruhen auf einer rechtlichen Verpflichtung.

Befinden Sie sich mit einer Zahlung in Verzug, behalten wir uns vor, Ihre Daten (Name, Anschrift, Geburtsjahr) an einen Inkassodienstleister zur Durchsetzung der Forderung als berechtigtes Interesse weiterzuleiten.

4. Einsatz externer Auftragsverarbeiter:

Zur Sicherstellung des technischen Betriebs und der Datenverarbeitung setzen wir externe IT-Dienstleister ein, die Server- und Datenbanksysteme administrieren. Diese Dienstleister handeln ausschließlich auf Grundlage vertraglicher Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO und verarbeiten personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns eine Nachricht senden, nutzt die VHS die angegebenen Kontaktdaten zur Beantwortung und Bearbeitung Ihres Anliegens. Die Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt abhängig von Ihrem Anliegen und Ihrer Stellung als Interessent oder Kursteilnehmer zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Vertragserfüllung.

Die Übertragung der in unseren Online-Kontaktformularen eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich verschlüsselt über das HTTPS-Protokoll. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten während der Übermittlung vor dem Zugriff Dritter geschützt sind.

6. Einsatz von Cookies, Analyse-Tools und externen Diensten

a) Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen durch den Webserver unseres Hosting-Dienstleisters erfasst und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Erfasst werden insbesondere: IP-Adresse des anfragenden Endgeräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Referrer-URL. Die Verarbeitung erfolgt in unserem berechtigten Interesse zur Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit unserer Website sowie zur technischen Fehleranalyse. Die Logfiles werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht.

b) Technisch notwendige Cookies

Wir verwenden technisch erforderliche Cookies, die für den Betrieb unserer Website notwendig sind (z. B. zur Sitzungssteuerung oder zur Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen).

Zur Verwaltung Ihrer Einwilligungen setzen wir das Consent-Management-Tool „Klaro“ ein. Dieses speichert die von Ihnen gewählten Cookie-Einstellungen. Ohne diese Speicherung kann unsere Website nicht rechtskonform betrieben werden.

Für die Kursbuchung und Teilnehmerverwaltung nutzen wir das Buchungssystem „KuferWEB“ der Kufer Software GmbH. Im Rahmen der Nutzung von KuferWEB werden technisch notwendige Session-Cookies gesetzt, die für die Durchführung des Buchungsprozesses und die Funktionsfähigkeit des Systems erforderlich sind. Eine Nutzung der Buchungsfunktionen ist ohne diese Cookies nicht möglich.

Die Speicherung dieser Cookies erfolgt auf Grundlage der gesetzlichen Regelungen des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG), soweit diese für die Bereitstellung unseres Online-Angebots unbedingt erforderlich sind. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht auf unserem berechtigten Interesse an einer technisch fehlerfreien und nutzerfreundlichen Bereitstellung unserer Website. Diese Cookies werden in der Regel nach Ende der Browser-Sitzung gelöscht.

c) Analyse-Cookies (Matomo)

Wir setzen zur Verbesserung unseres Internetangebots das Webanalyse-Tool „Matomo“ ein. Die Nutzung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung über unser Cookie-Banner. Dabei werden Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert und ausgelesen. Die IP-Adressen werden hierbei gekürzt, sodass ein direkter Personenbezug ausgeschlossen ist. Die so erhobenen Informationen werden ausschließlich auf unseren Systemen verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie Ihre Cookie-Einstellungen entsprechend anpassen.

d) Einbindung von Google Maps

Auf unserer Website ist der Kartendienst „Google Maps“ eingebunden. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Einbindung erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Dabei können personenbezogene Daten (insbesondere Ihre IP-Adresse) an Server von Google übertragen werden. Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät sowie die anschließende Datenverarbeitung erfolgen auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

7. Werbung per E-Mail und Newsletter

Wir behalten uns vor, die von Ihnen bereitgestellten E-Mail-Adressen zu verwenden, um Sie über Angebote und Leistungen der Volkshochschule zu informieren. Dabei unterscheiden wir zwischen Werbung an Bestandskundinnen und Bestandskunden sowie dem Versand eines Newsletters.

a) Werbung an Bestandskundinnen und Bestandskunden

Sofern Sie bereits Kundin oder Kunde der VHS sind und wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit der Buchung eines Kurses erhalten haben, behalten wir uns vor, Ihnen Werbung für eigene, ähnliche Dienstleistungen (z. B. weitere Kursangebote) per E-Mail zuzusenden.

Dies erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Information über vergleichbare Bildungsangebote in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG.

Sie können der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse zu diesem Zweck jederzeit widersprechen, z.B. an info@vhs-pinneberg.de, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Ein entsprechender Hinweis zur Abmeldung ist in jeder E-Mail enthalten.

b) Newsletter auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Opt-in)

Unabhängig hiervon versenden wir einen Newsletter, mit dem wir regelmäßig über neue Kurse, Veranstaltungen und weitere Informationen der VHS informieren. Der Versand des Newsletters erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung.

Die Anmeldung erfolgt über ein entsprechendes Anmeldeverfahren. Die von Ihnen für den Newsletter angegebenen Daten (insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Name) werden ausschließlich für den Versand des Newsletters verwendet.

Der Newsletter wird über ein externes Versandtool versendet. Der eingesetzte Dienstleister handelt als Auftragsverarbeiter und ist vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO verpflichtet, personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen zu verarbeiten.

c) Opt-out / Widerruf

Sie können Ihre Einwilligung zum Erhalt des Newsletters jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. In jeder Newsletter-E-Mail befindet sich hierzu ein Abmeldelink. Nach Abmeldung werden Ihre für den Newsletter gespeicherten Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. Speicherdauer und Löschung

Nach Vertragsabwicklung werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. In diesem Fall werden diese Daten für die Dauer der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, in der Regel bis zu 10 Jahre, gespeichert und anschließend gelöscht. Mitgeteilte Bankdaten werden nach Widerruf der Einzugsermächtigung, erfolgreicher Bezahlung des Kursbeitrags bzw. bei Dauerlastschriftmandaten 36 Monate nach letztmaliger Inanspruchnahme gelöscht. Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen der Nutzung unserer Kontaktdaten bereitgestellt haben, werden gelöscht, sobald die Kommunikation beendet beziehungsweise Ihr Anliegen vollständig geklärt ist und diese Daten nicht zugleich zu Vertragszwecken erhoben worden sind. Kommunikation zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen wird für die Dauer der jeweiligen Verjährungsfrist gespeichert.

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht, kostenfrei Auskunft über die bei der VHS gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten sowie auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Sie haben ferner das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, soweit diese auf Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgt. Erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zudem haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Weiterhin steht Ihnen das Recht zu, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. 

Die Kontaktdaten der Aufsichtsbehörde: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel (Postanschrift: Postfach 7116, 24171 Kiel)

 

Die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten: Christin Grabowski, datenschutz(at)vhs-pinneberg.de, Telefon 04101-211 7001.

Stand: 17. Februar 2026

Volkshochschule der Stadt Pinneberg e.V.